Archive for

research data

September 12, 2019

Training & lunch meetings on research data management

By Petra Ploeg

In the academic year 2019/2020 a new series of Lunch Meetings on research data management will take place. Also an introductory training for PhD candidates will be organized on November 12, 2019 and on May 14, 2020.

Target group: PhD students and (senior) researchers of Tilburg University.

Training ‘Introduction to Research Data Management’

By the Research Data Office and data representative Pam Dupont. Time: 2 to 4 pm (tentative). Location: lecture room L 104.

- November 12, 2019

- May 14, 2020

Lunch Meetings

By the Research Data Office and various guest speakers. Time: 12 to 1 pm. Location: lecture room L 104.

- October 7, 2019 – Data security

- December 12, 2019 – Preserving and sharing data

- January 21, 2020 – Data management planning

- February 13, 2020 – Data storage during research

- March 10, 2020 – Privacy and research data (GDPR)

- April 16, 2020 – tentative

- June 16, 2020 – tentative

Practical information

- Target group: PhD candidates & (senior) researchers of Tilburg University

- Attendance is free of charge, however registration is required

- Registration: please sign up by e-mailing The Research Data Office at

- Lunch is included

- Language: English

Research Data Office (RDO)

The Research Data Office (RDO) is the virtual one-stop shop for researchers and Schools for all questions about research data management. The RDO offers support and advice on managing, storing and preserving research data, research data management plans, and processing personal data in research data. The RDO organizes workshops and Lunch Meetings on research data management on a regular basis. Go to for more information.

Sign up for our mailing list to stay updated on news, insights and events on research data management at Tilburg University.




May 8, 2019

Tips for writing a data management plan

By Petra Ploeg

Since the Research Data Management regulations came into force in 2018, researchers are asked to draw up a data management plan before the start of their research. The Research Data Office (RDO) provides a manual full of tips on how to draw up such a plan and how to address the different topics.

<<Download the manual>>

Training on May 14

On Tuesday May 14, the RDO is also organizing the training course “Introduction to Research Data Management” for researchers.

In the training we will use the CESSDA checklist for data management planning, part of the CESSDA Data Management Expert Guide. You can view and download the checklist as pdf (CESSDA, 2018a) or editable form (CESSDA, 2018b), and keep them as a reference while you are attending the training.

January 8, 2019

Your 7 Steps to Sustainable Data

By Petra Ploeg

Are you looking for sustainable storage of your research data? With DataverseNL, the online archiving system for Tilburg University, you can save your data in a secure and future-proof manner.

Click on the image to enlarge.

A4 flyer sustainable data-1

November 29, 2018

Researchers about TiU Dataverse

By Petra Ploeg



Today, November 29, is World Digital Preservation Day. Tilburg University puts four online data archives in the spotlight that are committed to sustainable research data: CoreTrustSeal-logo-150px

All these four research data archives (or often called repositories) meet the worldwide CoreTrustSeal quality mark or its earlier version, Data Seal of Approval.

LIS Research Support manages the research data repository Tilburg University (TiU) Dataverse. Two researchers on how they use TiU Dataverse:

Mark Brandt, researcher at the Department of Social Psychology

profile picture Mark BrandtThe Department of Social Psychology at the Tilburg School of Social and Behavioral Sciences was the first Department to use TiU Dataverse as an integral part of the Department’s data policy.

Associate Professor Mark Brandt is member of the Department’s Data Committee. One of the accomplished tasks of the Committee was to facilitate and reward good research practices. He is an inspiring advocate for institutionalizing solid science over the years:

” ‘If you build it, they will come’ is a famous line from the American movie Field of Dreams. The “it” refers to a baseball field and the “they” refers to ghosts of baseball players, but it applies equally well to our use of Dataverse. Many people thought that consistent storage of scientific data was unrealistic (just like ghosts), but it turns out that if you build it, people will use it.”

In the last year, there has been a strong increase in the submission of data sets. Researchers often choose for an online data repository because it is required by research funders, academic journals, or the institutional data policy. But more and more researchers are also seeing the benefits of storing their research data in a sustainable manner.

Lisanne Huis in ‘t Veld, researcher at the Department Cognitive Science and Artificial Intelligence

profile picture Lisanne Huis in t VeldTilburg School of Humanities and Digital Sciences (TSHD) also made Dataverse part of the School’s data policy, but different than the Department of Social Psychology researchers deposit their own datasets.

Veni laureate Lisanne Huis in ‘t Veld is associated with the department Cognitive Science and Artificial Intelligence at TSHD. She is also senior postdoc researcher at the department of Donor Studies at Sanquin Research. Writing her data management plan for NWO she chose to deposit her data sets in TiU Dataverse at the end of her research project:

“Writing the DMP forced me to think carefully about the type of data I was going to collect during my project, and how I should store the different types of complex data in such a way that they can be reused by other researchers. As the main research technique (Infrared Thermal Imaging) is novel and potentially privacy sensitive, I need to store it at a safe location and in several formats each with a different level of accessibility. Additionally, the data will take up a lot of space and requires detailed metadata to be of use.”

Whatever procedure is used, the Research Data Office is available to support researchers with the depositing of their data sets. Website, email

Tilburg University Dataverse

Open if possibleTilburg University (TiU) Dataverse is the institutional data archive available for researchers of all Schools. It hosts multiple dataverses [Dataverse diagram], one for each School. The School’s dataverses contains dataset(s) or Department’s dataverses. Each dataset contains descriptive metadata and data files (including documentation and/or code that accompany the data). [Dataset diagram]

Before data sets are published, data curators of the Research Data Office check them for example for the use of sustainable file formats and complete documentation with the data sets.

Save your research data in a secure and future-proof manner

How to set up your own digital archive in seven easy steps: Your 7 steps to sustainable data.


November 27, 2018

Announcement data management Webinars and Lunch Meeting

By Petra Ploeg

In the coming weeks, you will have a chance to participate in three interesting events regarding managing your research data:

December 6, 2018

Webinar on Data Privacy and Sensitive Data Services, hosted by EOSC-hub / OpenAIRE.

December 11, 2018

Webinar on FAIR data in practice, hosted by Data Archiving and Networked Services (DANS KNAW).

December 13, 2018

Lunch meeting for researchers about data storage during research, organized by the Research Data Office.


Please don’t forget to register!


November 12, 2018

Privacy and scientific research

By Petra Ploeg

GDPROn May 25, 2018, the General Data Protection Regulation (GDPR) came into force, which harmonized privacy legislation throughout the European Union. Read our earlier blogpost on the GDPR. The GDPR has consequences for the collection and processing of personal data in scientific research. It is now up to the researchers to follow the correct procedures. In this blog post we have listed a number of sites you can go for more information and support.

National online module “Privacy in Research”

In a national context, the online module Privacy in Research has been compiled for researchers who are connected to a university or a university of applied sciences. After completing this module:

  • it is clear what the GDPR means;
  • you know which aspects of the GDPR are important for your research; and
  • you are familiar with the steps you can take to comply with the GDPR.


Information and support Tilburg University

Several information meetings have been organized within Tilburg University. The video presentation Scientific Research and the GDPR is available (recording of presentation in the Auditorium on May 8, 2018).

Some important points for research are:

  • Data Protection Impact Assessment. In research involving high-risk processing of personal data, it may be necessary to have a DPIA (Data Protection Impact Assessment) carried out. The data representative can offer support with this.
  • Follow the principles Privacy by Design & Privacy by Default. Privacy by Design: when you set up your study, build in measures to promote privacy. Privacy by Default: Ensure that the default settings of all involved systems promote the privacy of the research subjects.
  • Informed Consent Form. Under the GDPR, stricter requirements apply for obtaining permission from the person concerned (respondent). Existing ‘Informed consent’ forms must be adapted accordingly.
  • Processing agreement for external data processing programs. Programs for data collection and processing (e.g. Qualtrics, Survey Monkey, Mechanical Turk) cannot be used without a processing agreement (a list of programs for which a processing agreement already exists is being prepared). For all other programs, you are responsible, as a researcher, for concluding a processing agreement yourself. The data representative can also offer support with this.
  • Data storage. Sharing, storing, and archiving data must take place in a secure manner. The Research Data Office can support this. If data is not stored on the university servers (M- and O-drive), a processing agreement is required. This does not apply to SURFdrive, for which a processing agreement already exists. Only send personal data in encrypted form. This is possible with Secure Filesender.


Application Form Research Ethics, Data Management, Data Processing Register

For researchers who process personal data in their research, it is important to know that every new processing of personal data must be reported from now on. You can do this by filling out the Application Form Research Ethics, Data Management, Data Processing Register at the start of the research. This is an integrated form for ethical review (if applicable), data management and the GDPR processing register. More information about the form and to whom it should be sent (choose the section “Prior to research” and then “Data Processing Register, Ethics and Data management”).

Key documentation on the university’s intranet


Questions about the GDPR?

For each School there is a so-called data representative available who you can ask questions about the GDPR:

If you notice a (possible) security incident, report this immediately to the UvT-CERT team. Privacy incidents can be reported by mailing to

Questions about research data management?

For questions about the management of research data (data management plans, data storage, data archiving), contact the Research Data Office (RDO):, e-mail

Questions about ethical issues?

For questions about ethics, please contact your School’s ethics committee.

Data Protection Officer

The GDPR also prescribes that a Data Protection Officer (DPO) be appointed. At our university this is M.R.G. (Moswa) Herregodts. The DPO’s task is to supervise the application of and compliance with the GDPR and to provide advice. Questions to the DPO can best be submitted via the data representatives.

This blogpost is also published in Dutch: Privacy en wetenschappelijk onderzoek

November 12, 2018

Privacy en wetenschappelijk onderzoek

By Petra Ploeg

AVGOp 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) ingegaan waarmee in de hele Europese Unie de privacywetgeving is gelijk getrokken. We berichtten eerder hierover op dit blog. De AVG heeft gevolgen voor het verzamelen en verwerken van persoonsgegevens in wetenschappelijk onderzoek. Het is nu aan de onderzoekers om de juiste procedures te volgen. In deze blogpost zetten we op een rij waar je terecht kunt voor meer informatie en ondersteuning.

Landelijke online module “Privacy in Onderzoek”

In landelijk verband is de online module Privacy in Onderzoek samengesteld voor onderzoekers die verbonden zijn aan een universiteit of hogeschool. Na het doorlopen van deze module:

  • is je duidelijk wat de AVG inhoudt;
  • weet je welke aspecten van de AVG voor jouw onderzoek van belang zijn;
  • ben je bekend met de stappen die je kunt zetten om aan de AVG te voldoen.


Informatie en ondersteuning Tilburg University

Binnen Tilburg University zijn verschillende informatiebijeenkomsten georganiseerd. Er is een online videocollege beschikbaar over wetenschappelijk onderzoek en de AVG (presentatie in de Aula op 8 mei 2018).

Enkele belangrijke punten hieruit voor onderzoek:

  • Data Protection Impact Assessment. In onderzoek met risicovolle verwerking van persoonsgegevens kan het nodig zijn om een DPIA (Data Protection Impact Assessment) te laten uitvoeren. De data representative kan hierbij ondersteunen.
  • Neem de uitgangspunten Privacy by Design & Privacy by Default in acht. Privacy by Design: bouw privacy bevorderende maatregelen in bij de opzet van je onderzoek. Privacy by Default: stel standaardinstellingen van systemen zo in dat ze de privacy van de betrokkenen bevorderen.
  • ‘Informed consent’-formulier. Er gelden onder de AVG strengere eisen voor het verkrijgen van toestemming van de betrokkene (respondent). Bestaande ‘Informed consent’-formulieren moeten hierop worden aangepast.
  • Verwerkersovereenkomst voor externe dataverwerkingsprogramma’s. Programma’s voor dataverzameling en -verwerking (bijv. Qualtrics, Survey Monkey, Mechanical Turk) kunnen niet worden gebruikt zonder dat er een verwerkersovereenkomst voor is afgesloten (een lijst met programma’s waarvoor al een verwerkersovereenkomst bestaat, is in de maak). Voor alle andere programma’s ben je als onderzoeker zelf verantwoordelijk voor het afsluiten van een verwerkersovereenkomst. Ook hierbij kan de data representative ondersteunen.
  • Dataopslag. Delen, opslaan en archiveren van data moet op een veilige manier plaatsvinden. Hierbij kan het Research Data Office ondersteunen. Bij dataopslag elders dan op de universitaire servers (M- en O-drive) is een verwerkersovereenkomst nodig. Dit geldt niet voor SURFdrive, hiervoor is al een verwerkersovereenkomst. Verstuur persoonsgegevens alleen versleuteld. Dit kan met Secure Filesender.

Formulier verwerkingsregister, ethiek en datamanagement

Belangrijk te weten voor onderzoekers die persoonsgegevens verwerken in hun onderzoek, is dat elke nieuwe verwerking met persoonsgegevens voortaan gemeld moet worden. Dit doe je door het formulier Application Form Research Ethics, Data Management, Data Processing Register in te vullen bij aanvang van het onderzoek. Dit is een geïntegreerd formulier voor ethische toetsing (indien van toepassing), datamanagement en het AVG-verwerkingsregister. Meer uitleg over het formulier en naar wie het moet worden gestuurd (kies het blokje “Voor het onderzoek” en vervolgens “Verwerkingsregister, ethiek en datamanagement”).

Belangrijke informatie op het universitaire intranet

Vragen over de AVG?

Voor elke faculteit is een zogenaamde data representative beschikbaar waar je met vragen over de AVG terecht kunt:

Constateer je een (mogelijk) security-incident, meld dit dan direct bij het team UvT-CERT. Privacy-incidenten kun je melden via het e-mailadres

Vragen over onderzoeksdatamanagement?

Voor vragen over het beheer van onderzoeksdata (datamanagementplannen, dataopslag, data-archivering) is er het Research Data Office (RDO):, e-mail

Vragen over ethische onderwerpen?

Voor vragen over ethiek neem je het beste contact op met de ethische commissie van je eigen faculteit.

Functionaris Gegevensbescherming

De AVG schrijft ook voor dat er een Functionaris Gegevensbescherming (FG) wordt aangesteld. Op onze universiteit is dat M.R.G. (Moswa) Herregodts. De taak van de FG is toezicht houden op de toepassing en naleving van de AVG en het geven van advies. Vragen aan de FG kunnen het beste via de data representatives worden voorgelegd.

Deze blogpost in ook in het Engels gepubliceerd: Privacy and scientific research

October 23, 2018

Seminar ‘Celebrating Data! What’s next?’ on November 28th

By Petra Ploeg

Registration is open for the seminar ‘Celebrating Data! What’s Next?‘ on Wednesday, November 28, at the Dutch national research organization NWO in The Hague. Time: from 9:45 am to 4:00 pm.

Dr. Rens van de Schoot, associate professor Methodology and Statistics; member of the ‘Jonge Akademie’ of the KNAW will give a keynote. After that two series of four parallel sessions will be held:

  1. Learn more about data support
  2. Data support and coordination from start to finish
  3. The General Data Protection Regulation in your data management plan
  4. Research as a service: the best working environment for your research

Award Ceremony Dutch Data Prize 2018

Part of the program is the award ceremony of the winner of the Dutch Data Prize 2018. The Data Prize will be awarded for a scientist or research group that has made an extraordinary contribution to science by making research data available for additional or new research. Nine out of 47 submitted research projects were nominated.

The award ceremony will be hosted by Mr. Stan Gielen, president of NWO. Poster presentations of the nominees will take place during the lunch break.

Who should attend?

The seminar is organized for researchers and research supporters/data stewards at Dutch universities to meet and exchange information.


The seminar is organized by the following organizations:

The seminar is a follow up of the two Data Stewardship Meet your Peers! networking days organized by LCRDM and UKB Research Data in 2017.

Research Data Office

The Research Data Officers of Tilburg University participate in the Working Group Research Data of the consortium UKB. This Working Group has organized the second parallel session on data support. Case studies will be presented on the often very complex process of providing data support to researchers from different organizational units (e.g. grant support, legal affairs, IT department, research data office). Among the case studies are Dutch Data Prize nominees.

Program and registration

Main language of the day is in Dutch, presentations in English.

Places are limited, so don’t wait too long.


October 19, 2018

Datamanagement in de Nederlandse gedragscode wetenschappelijke integriteit

By Petra Ploeg


[English version of this blogpost below]

Vanaf 1 oktober geldt de nieuwe Nederlandse gedragscode wetenschappelijke integriteit. De gedragscode stelt vijf principes centraal:

  • eerlijkheid
  • zorgvuldigheid
  • transparantie
  • onafhankelijkheid
  • verantwoordelijkheid

De gedragscode geldt voor alle onderzoekers, inclusief promovendi (ook buitenpromovendi), gastonderzoekers, deeltijdonderzoekers en externe professionals die in het onderzoek van Tilburg University participeren. In het nieuwsbericht op de website van Tilburg University worden de belangrijkste veranderingen ten opzichte van de huidige code op een rij gezet.


Eén van de veranderingen is dat in de nieuwe gedragscode veel nadruk wordt gelegd op datamanagement in alle fasen van het onderzoeksproces. De bovenstaande vijf principes worden in de gedragscode geconcretiseerd tot 61 normen voor goede onderzoekspraktijken. Voor datamanagement gelden vooral de principes zorgvuldigheid en transparantie, vertaald naar de onderstaande algemene normen:

Bij Ontwerp (3.2 van de Code)

  • Beschrijf waar nodig hoe de verzamelde onderzoeksgegevens worden geordend en gecategoriseerd, zodat de onderzoeksgegevens controleerbaar zijn en kunnen worden hergebruikt.
  • Maak de onderzoeksgegevens en de onderzoeksdata na afloop van het onderzoek zoveel mogelijk publiek beschikbaar. Leg, als onderzoeksgegevens en/of de onderzoeksdata niet voor het publiek beschikbaar gemaakt kunnen worden, de valide redenen (bijvoorbeeld privacy) daarvoor vast.

Bij Uitvoering (3.3 van de Code)

  • Beschrijf eerlijk, zorgvuldig en zo transparant mogelijk de data die verzameld zijn voor en/of gebruikt zijn in het onderzoek.
  • Beheer de verzamelde data zorgvuldig en bewaar zowel de ruwe als de bewerkte versies gedurende een voor de discipline en methodologie passende termijn.
  • Werk er aan mee dat data waarvoor dat gepast is, overeenkomstig de FAIR-beginselen vindbaar, toegankelijk, interoperabel en herbruikbaar zijn (Findable, Accessible, Interoperable, Re-usable).

Bij Verslaglegging (3.4 van de Code)

  • Presenteer op zorgvuldige wijze bronnen, data en argumenten.
  • Wees transparant over de gevolgde methode en werkwijze, en leg deze waar relevant vast in onderzoeksprotocollen, logboeken, lab journals of verslagen. De wetenschappelijke argumentatie moet helder zijn en de stappen in het onderzoeksproces moeten controleerbaar zijn. Doorgaans zal dit betekenen dat het onderzoek voldoende gedetailleerd moet zijn beschreven om de dataverzameling te kunnen repliceren en de data-analyse te kunnen herhalen.
  • Wees expliciet over relevante niet-gerapporteerde data die conform de onderzoeksopzet wel verzameld zijn maar tot andere conclusies dan de wel gerapporteerde zouden kunnen leiden.
  • Geef altijd bronvermelding bij hergebruik van onderzoeksmateriaal dat kan worden gebruikt voor meta-analyse of analyse van gepoolde data.
  • Maak de onderzoeksgegevens en de onderzoeksdata na afloop van het onderzoek zoveel mogelijk publiek beschikbaar. Leg, als onderzoeksgegevens en/of de onderzoeksdata niet voor het publiek beschikbaar gemaakt kunnen worden, de valide redenen daarvoor vast.

Per discipline of instelling kunnen de normen worden gespecificeerd of aangevuld. Ze kunnen niet worden afgezwakt.

Toepassing van de normen in de onderzoekspraktijk

Op het universitaire intranet is een website ingericht over de Nederlandse gedragscode wetenschappelijke integriteit. Deze website geeft per fase van het onderzoek (voor, tijdens en na) een overzicht van de stappen die je kunt zetten om te voldoen aan de Nederlandse Gedragscode Wetenschappelijke Integriteit. De website vermeldt ook waar je terecht kunt met vragen en met wie je contact kunt opnemen bij twijfels of vermoedens van mogelijke overtredingen.

Waar het gaat om zorgvuldig en transparant datamanagement geeft de universitaire Regeling Onderzoeksdatamanagement verder houvast. Wanneer bij de start van het onderzoek een datamanagementplan wordt opgesteld en na afloop van het onderzoek de data (al of niet geanonimiseerd) worden opgeslagen in een gecertificeerde repository als DataverseNL dan is al aan veel van de bovenstaande normen voldaan. Het datamanagementplan moet dan natuurlijk wel van goede kwaliteit zijn en gedurende het onderzoeksproces worden nageleefd.

Het universitaire intranet geeft meer informatie:

Research Data Office

Het Research Data Office geeft ondersteuning en advies bij:

  • beheer, opslag en duurzaam bewaren van onderzoeksdata;
  • datamanagementplannen;
  • onderwerpen gerelateerd aan de Regeling Onderzoeksdatamanagement;
  • verwerken van persoonsgegevens in onderzoeksdata.

Voor vragen kun je contact opnemen met

English version of this Blogpost

Continue Reading

June 20, 2018

Tilburg University Dataverse receives CoreTrustSeal certification

By Petra Ploeg

On April 27, Tilburg University Dataverse obtained an international data quality mark, the CoreTrustSeal. Tilburg University Dataverse is the central repository for research data within Tilburg University. Many research groups are already using the repository.

CoreTrustSeal is an international quality mark for data repositories that stands for sustainability, reliability, and accessibility. The quality mark guarantees that the data in Tilburg University Dataverse are stored safely and sustainable, and that they have been assessed on a number of quality criteria. For sustainable storage of research data for more than ten years, a partnership has been established with the online archiving system EASY of the Dutch data institute DANS (Data Archiving and Networked Services). EASY is also CoreTrustSeal certified.

Logo CoreTrustSeal

Importance of the quality mark for the university

Corno Vromans, director of Library and IT Services (LIS): “The CoreTrustSeal indicates to researchers and to the outside world that the sustainability and reliability of Tilburg research data are guaranteed. Funders such as NWO, ZonMW, and ERC often require that researchers submit their data in a trustworthy repository. They can now do so in Tilburg University Dataverse, and, if so desired, our staff can provide support. The CoreTrustSeal is also important for the implementation of the university’s Research Data Management regulations. For us, the quality mark is a recognition that we are doing a good job.”

A total of 17 CoreTrustSeals have been awarded in the Netherlands. Tilburg University Dataverse is the first institution within the Dutch Dataverse network to obtain the quality mark. The full list can be found at

More information

For any questions, please contact the Research Data Office:

Recent Posts




Posts on research data management, open access publishing, copyright, and access to scientific information. For Tilburg University researchers - by the Research Support department of Library and IT Services. Read More